Sylke Schröder, Freiberuflerin aus Weimar
Gründerin vom BriefStudio
Branche: Unternehmenskommunikation

Mit der ehemaligen Kulturhauptstadt Weimar assoziieren viele sofort den Namen des Dichterfürsten Johann Wolfgang von Goethe. Seine Korrespondenzen mit Friedrich Schiller und Charlotte von Stein zählen zu den literarischen Höhepunkten der Weimarer Klassik. Heute lebt und arbeitet in Weimar Sylke Schröder. Auch sie schreibt Briefe, sie tut dies hochprofessionell und kann aus einem großen Erfahrungsschatz schöpfen.

Vor zwei Jahren hat sich die Mitbegründerin der Ethikbank mit dem BriefStudio selbstständig gemacht und verfasst jetzt für Geschäftsleute und Unternehmen Einzelbriefe und Briefvorlagen. Bei ihr stimmt der alte Spruch von dem Beruf, der auch eine Berufung ist. Das Briefeschreiben hat sie von der Pike auf gelernt, und mit zunehmender Erfahrung wuchs ihre Begeisterung für das Medium: „Ich bin im Erstberuf ausgebildete Sekretärin und mit dem Geschäftsbrief groß geworden. Nach der Wende bin ich dann in den Bereich Vertrieb, Marketing und Kommunikation vorgestoßen und habe den Brief aus einer ganz anderen Perspektive gesehen – aus der Perspektive der Unternehmensphilosophie, der Glaubwürdigkeit und der Werte, die ein Unternehmen ausmachen. Der Brief ist schließlich ein Kommunikationsmedium.“

„Ich bin ein Markenfan.“

Bereits als Kommunikationsvorstand der Ethikbank war Sylke Schröders Grundsatz, niemals eine Marke zu verwässern. Auch Phrasen kann sie nichts abgewinnen, und man merkt, dass es sie richtig ärgert, wenn dem Verfassen eines Geschäftsbriefes nicht die nötige Relevanz zugesprochen wird. Das schlägt sich nämlich im Ergebnis nieder, ist Sylke Schröder überzeugt: „Die Qualität von Geschäftsbriefen ist aus meiner Sicht häufig eine Katastrophe. Die Verständlichkeit leidet zunehmend, weil es Usus ist, dass die Absender auf eine positive Handlungssprache verzichten. Oder das Technokratendeutsch, das den Empfänger verwirrt und irritiert. Mir ist es wichtig, dass der Geschäftsbrief die Markenwerte transportiert. Aber nicht phrasenhaft, kein gebetsmühlenartiges „wir sind 24 Stunden für Sie erreichbar“ und „wir sind regional verwurzelt“,sondern einfach, dass sich der Charakter des Unternehmens in der Tonalität zwischen den Zeilen wiederfindet. Wer das schafft, wirkt authentisch.“

Markenwirkung durch Corporate Correspondence

Mit ihrem BriefStudio hat sich Sylke Schröder vornehmlich auf den Geschäftsbrief spezialisiert. Nach wie vor kommen viele ihrer Kunden aus der Finanzwirtschaft, aber auch aus der Industrie und dem produzierenden Gewerbe. Sie schreibt für Handwerker, die Hotellerie und auch für einen Gastronomiebetrieb. „Es gibt im Grunde zwei Bereiche. Das sind die Briefseminare, die ich in den Unternehmen gebe, die man aber auch bei der IHK oder anderen Seminaranbietern buchen kann. Und das ist das Briefeschreiben. Beim Schreiben geht es entweder um Einzelbriefe, von denen etwas Wichtiges abhängt, oder ich überarbeite Briefvorlagen, mit denen jedes Unternehmen arbeitet – entweder für das ganze Unternehmen, oder aber für einzelne Abteilungen, zum Beispiel den Vertrieb. Da sagt man dann: Jeglicher Schriftverkehr im Vertrieb, von der Erstellung eines Angebotes bis hin zum Messekontakt, alles was da an Briefen und E-Mails rausgeht, bringen wir jetzt in einen Guss – vielleicht auch anlässlich eines Marken-Relaunches oder bei einer neuen Produktlinie. Das ist der Bereich „Briefvorlagen“ – kein Musterbrief in dem Sinne, sondern sehr spezifisch auf dieses Unternehmen und die Marken und die Markenwerte abgestimmt.“

Mit dieser Profession ist sie deutschlandweit einzigartig. Im angelsächsischen Raum gibt es hierfür bereits mit Corporate Correspendence einen eigenen Begriff, während dieses Kommunikationsmittel in Deutschland meist noch etwas stiefmütterlich behandelt wird. Dabei kann ein guter, authentischer Geschäftsbrief die ideale Grundlage für eine vertrauensvolle Kundenbindung sein, wie die Jungunternehmerin weiß: „Ich habe im Laufe meines Berufslebens die Erfahrung gemacht, dass es Kunden sehr zu schätzen wissen, wenn sie auf einer menschlichen Ebene angesprochen werden und nicht so abstrakt abgehandelt werden, als wären sie Objekte und keine Menschen.“

Jeder Brief hat eine Wirkung

„Ich kann mit jedem Brief etwas anrichten oder etwas ausrichten“, so Sylke Schröder. Mit dieser Erkenntnis kann man die Wirkung positiv beeinflussen. Es bedarf einer Klarheit und Achtsamkeit in der Sprache. Grundvoraussetzung ist, eine hohe Empathie für seine Kunden zu haben. Bei jedem Thema einen spannenden Aspekt finden, an dem man sich hochziehen und motivieren kann, der das Interesse beflügelt. Ihr feinfühliges Gespür für das Zwischenmenschliche und ihre Versiertheit in der Sprache helfen Sylke Schröder in ihrem Arbeitsalltag. Bei manchen Geschäftspartnern muss es Zack auf Zack gehen. Aus einem kurz eingeworfenen Wort, am Ende eines Gespräches oder einer kurzen E-Mail formuliert Sylke Schröder, ohne große Rücksprache, einen Brief oder eine Dankesrede.

„Mich treibt Wahrhaftigkeit an.“

Ihr Credo für sich und das BriefStudio ist Wahrhaftigkeit und Glaubwürdigkeit. „Für mich persönlich geht es darum, authentisch zu leben. Ich möchte so sein dürfen, wie ich bin und das auch zeigen können“, so Sylke Schröder. „Ich finde, dass man das im Brief genauso machen kann. Da kann man sich als Unternehmen zeigen, auch mit seinen Ecken und Kanten.“ Ihr Wissen gibt sie deshalb auch erfolgreich in ihren Seminaren sowie in Artikeln für ausgewählte Fachzeitschriften weiter.

Die Freiräume, die sich in einem Brief eröffnen, schätzt Sylke Schröder auch in ihrem realen Umfeld sehr. Sie genießt es, in Weimar zu leben. Es ist nicht so voll wie in einer Großstadt und es gibt eine vielfältige Naturlandschaft. Das urbane Leben mit seiner hohen Bevölkerungsdichte könnte sie sich auf Dauer nicht vorstellen. Ein klarer Standortvorteil ist für sie die Lage Thüringens in Mitteldeutschland. Auf Dienstreisen ist sie in alle Richtungen schnell unterwegs. „Ich kann einen Kunden besuchen und noch am gleichen Tag zurückfahren. Ich habe also nicht das Problem, wie ein Hamburger, der dann erst einmal eine halbe Weltreise unternehmen muss“, schwärmt Sylke Schröder von ihrer Heimat.

Selbstbild und Fremdbild

Ein Teil von Sylke Schröders Erfolgsgeheimnis ist es auch, dass sie nicht überstürzt handelt. Der Wunsch, das Briefeschreiben zum Hauptberuf zu machen, hat sie lange begleitet, sie hat ihre Idee reifen lassen, bevor sie den Schritt in die Selbständigkeit gewagt hat: „Ich hatte mir vor 15 Jahren einmal ein Grobkonzept handschriftlich niedergeschrieben. Das hatte ich mir irgendwo abgeheftet. Als es vor zwei Jahren mit dem BriefStudio aktuell wurde, habe ich es rausgezogen und dachte mir: Oh Gott, was hast du dir nur damals gedacht. Unmöglich, das wäre gescheitert. Das ergab einen AHA-Effekt für mich: Wie gut, dass ich das damals nicht gemacht habe. Wie gut, das ich solange gewartet habe und in dieser wertvollen Ethikbank-Zeit eine ganz andere Professionalität entwickelt habe. Nicht nur das Fachliche, sondern auch der Zugewinn an Lebenserfahrung, die Methoden- und Sozialkompetenz bis hin zum Umgang mit den neuen Medien. Die Früchte dieser Entwicklung kann ich heue ernten und meine Kunden damit beschenken.“

Unternehmen definieren meist im Internet, in sozialen Medien, in Imagebroschüren und auf Messeständen, wie sie von außen wahrgenommen werden wollen. Aber ob sich dieser Anspruch auch erfüllt, entscheidet sich erst im Alltagsgeschäft, sprich in der Kommunikation von Mensch zu Mensch. Gut, wenn man dann eine so erfahrene und achtsame Geschäftspartnerin wie Sylke Schröder an seiner Seite weiß.

Text: Michael Krömer