Ein Gastbeitrag von Andreas Beständig (Junior Marketing Manager bei der plazz AG)

Die gesamte Veranstaltungsbranche spricht von hybrid. Doch was ist damit gemeint und wie setze ich hybride Events erfolgreich um? Genau diese Fragen beleuchten wir in unserem Blogbeitrag. Wappnen Sie sich für die Zukunft der Event-Branche und beziehen den Ansatz hybrider Events in Ihre Planung ein. Durch ihren hohen Grad an Flexibilität, Reichweite und eindrucksvolle Gestaltungsarten verankern sich hybride Events immer mehr in das Fundament der Veranstaltungsbranche.

Was bedeutet hybrid?

Bevor wir die Vorteile von hybriden Ansätzen erörtern, sollten wir die Begrifflichkeit klären. Was sind hybride Events? Grundsätzlich geht es dabei um die Verschmelzung mehrere Veranstaltungstypen. In unserem Kontext sprechen wir konkret über Verschmelzung digitaler und Live-Events.

Bedingt durch die Auswirkungen der Pandemie hat sich das Reiseverhalten gerade im Bezug auf Geschäftsreisen erheblich verändert. Ob in den Flieger, die Bahn oder das Auto gestiegen wird, um das Büro oder das Home-Office zu verlassen, wird reiflich überlegt sein. Die Gründe für das Fernbleiben von Veranstaltungen sind mannigfaltig, fehlende Zeit für mehrtägige Veranstaltungen, fehlende Reisefreigaben, Einsparpotential oder auch das Gelernte, dass auch digitale Veranstaltungen funktionieren. Diese Entwicklung wird die zukünftige Umsetzung von Live-Events beeinflussen.

Als Veranstalter werden Sie daher Teilnehmer on-site und off-site mit Ihren Inhalten bespielen müssen. Über ein hybrides Event bedienen Sie so beide Teilnehmer-Parteien. Vor Ort haben Sie eine App im Einsatz, welche das Live Event unterstützt. Online verfolgen Nutzer gleichzeitig über dieselbe webbasierte Plattform die Veranstaltung virtuell.

Natürlich stellt der hybride Ansatz eine Herausforderung dar. Immerhin müssen Sie zwei Events planen – live und virtuell. Doch mit zentralen Plattformen, wie der MEA, ist das Verknüpfen dieser beiden Welten ein Leichtes. Über Web und native Lösungen (Apps für Smartphones), wird beiden Arten von Teilnehmern die bestmögliche User Experience ermöglicht. Als Veranstalter bedienen Sie nur ein einziges zentralisiertes System, und haben somit vollständige Kontrolle.

Wie schaffe ich echte Verbindung zwischen digitalen und analogen Teilnehmern?

Ein zweigeteilten Publikums, live und virtuelle Teilnehmer, stellt Veranstalter natürlich vor weitere Herausforderungen. Wie aber bereits angesprochen helfen gerade zentralisierte Plattformen, wie die Mobile Event App, die reale und virtuelle Welt verschmelzen zu lassen.

„Zentralisierte Plattformen helfen dabei die reale und virtuelle Welt verschmelzen zu lassen“

Über eine zentrale und gleichzeitig flexible Plattform bewegen sich beide Teilnehmer-Parteien im selben Raum. Nachrichten, Likes, Umfragen und andere Formen der Kommunikation und Interaktion finden auf einer gemeinsam geteilten Ebene statt. Dieser Ansatz hilft dabei Kontaktbarrieren verschwinden zu lassen, welche über andere virtuelle Plattformen oftmals bestehen und unüberwindbar scheinen.

Welche Vorteile habe ich als Veranstalter

Wie bereits mehrfach erwähnt, ist einer der größten Vorteile die zentrale Plattform. Jeder Inhalt und jede Information werden darüber verwaltet und ausgespielt. Sie haben somit vollständige Kontrolle und behalten gleichzeitig die Übersicht über ihr Event.

Der hybride Ansatz verleiht Ihnen darüber hinaus ein Höchstmaß an Flexibilität. Sollten unplanmäßige Änderungen oder sonstige Ereignisse auftreten. Da Sie das Event live und virtuell halten, ist ein Umstieg auf die virtuelle Komponente jederzeit möglich. Somit müssen Sie Ihre Veranstaltung beispielsweise nicht absagen, sondern nur verlagern.

Finanzieren Sie Ihre Events über Sponsoren, bietet der hybride Ansatz den Vorteil von vielseitigen Werbeflächen und deutlich mehr Reichweite. Fördern Sie Austausch und Vernetzung Ihrer Teilnehmer und begeistern diese mit live Interaktionen, wie Umfragen in Echtzeit, beispielsweise während Keynotes.

Durch Cross Device Interaktionen ist es unabhängig, ob Teilnehmer ein iPhone haben, auf ihrem Android Tablet surfen oder mit dem Laptop im Wohnzimmer sitzen. Jeder Nutzer wird Teil ihrer digitalen Event Community.

Mithilfe der virtuellen Komponente des hybriden Ansatzes wird Ihre Reichweite enorm gesteigert. Damit erreichen Sie nicht nur eine neue Zahl an potenziellen Teilnehmern, sondern ermöglichen gleichzeitig jeder Person an Ihrem Event teilzunehmen.

Dank der Digitalisierung Ihres Events ist es auch ein Leichtes weitere Systeme zu integrieren. Die Mobile Event App bietet beispielsweise einen Check-In vor Ort, für Dokumentationszwecke an. In unserem Fall findet dies auch wieder über dieselbe Plattform statt.

Welche Vorteile habe ich als Nutzer?

Einer der größten Vorteile für Ihre Teilnehmer, ist die Flexibilität. Denn nicht immer ist man dazu in der Lage tatsächlich am Event teilzunehmen. Über den hybriden Ansatz ist ein Wechsel jederzeit problemlos möglich. Gleichzeitig sind virtuelle Nutzer trotz physischer Abwesenheit vollständig in Ihr Event eingebunden.

Selbst im Fall der Fälle, dass ein Nutzer live nicht teilnehmen konnte und auch virtuell keine Zeit hatte, an Ihrem Event teilzunehmen, hat der hybride Ansatz wieder eine Lösung parat. Durch die Aufzeichnung Ihres Livestreamsoder das Erstellen von Highlight Videos, können Sie Informationen und Eindrücke, die während der Veranstaltung entstanden sind, auch im Nachhinein per Video on-demand teilen. Somit kann digital nachgeholt werden, was live verpasst wurde.

Über die zentrale Plattform müssen Teilnehmer nur eine einzige App laden, oder den Link dafür aufrufen. Dort ist auch nur ein einziger Account notwendig, um vollen Zugriff auf sämtliche Inhalte und Interaktionsmöglichkeiten der Veranstaltung zu haben.

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