Slack Datenschutzrichtlinie

Schnellübersicht
Betroffene: Nutzer:innen, die Slack verwenden
Zweck: Ein zusätzlicher Informations- und Austauschservice für Kreativschaffende
Verarbeitete Daten: Zugriffsstatistiken, die Daten wie etwa Name, Adresse, Kontaktdaten, Profilbild, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse enthalten (ausführlich weiter unten beschrieben)
Speicherdauer: Daten werden gespeichert, solange Slack diese für den Dienstzweck benötigt
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)

Was ist Slack und warum bieten wir Slack als Kommunikationstool an?
Slack ist eine Messaging-App und Kommunikationsplattform für Unternehmen und wir nutzen den Dienst als zusätzlichen Informations- und Austauschservice für und mit Kreativschaffenden. Uns ist es wichtig, dass wir schnell und unkompliziert mit Kreativschaffenden kommunizieren und relevante Informationen austauschen können und auch die Kreativschaffenden Informationen, Anfragen etc. mit der Community teilen können. Genau diese Möglichkeit bietet Slack. Dienstanbieter ist das amerikanische Unternehmen Slack Technologies Limited mit irischem Firmensitz in Level 1, Block A, Nova Atria North, Sandyford Business District, Dublin 18 Ireland.

Wie funktioniert Slack?
Wir haben einen eigenen sogenannten Workspace mit einer einzigartigen Domain eingerichtet, unter der Kreativschaffende auf die Services zugreifen können. Um unserem Workspace beizutreten, muss unser Online-Formular unter Angabe von Vor- und Nachname, Unternehmen sowie einer E-Mail-Adresse ausgefüllt werden. Optional kann uns der Teilmarkt mitgeteilt werden. Nach erfolgreicher Übermittlung werden die Daten geprüft und die Person erhält in einer separaten E-Mail den Link, über welchen sie dem Workspace beitreten kann. Um Slack nutzen zu können, ist es erforderlich, einen Account/ein Profil zu erstellen. Jede Person ist selbst verantwortlich, welche Daten im Profil eingetragen werden und somit für andere sichtbar sind. Fest vorgeschrieben sind Vor- und Nachname, damit eine eindeutige Identifizierung möglich ist. Als zusätzlicher Sicherheitsmechanismus ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Einloggen zu unserem Workspace eingerichtet.

Die Kommunikation erfolgt über sogenannte Channels und Direktnachrichten. Sobald einem Channel beigetreten wird, wird dies für andere Mitglieder im entsprechenden Channel durch eine Nachricht mitgeteilt. Über Slack versendete Einladungen zum Beitritt in den Workspace von bestehenden Mitgliedern an neue Mitglieder werden dem Administrator (THAK) mitgeteilt. Die eingeladene Person erhält von uns die Aufforderung, unser Online-Formular auszufüllen. Erst nach erfolgter Anmeldung über unser Online-Formular ist ein Beitritt nach oben beschriebenem Ablauf möglich.

Welche Daten werden von Slack gespeichert?
Wenn du Slack verwendest, werden Daten von dir erhoben, damit Slack seine Dienste bereitstellen kann. Um Slack nutzen zu können, musst du einen Account/ein Profil einrichten. Hierfür sind Daten wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie ein Passwort erforderlich. Dies sind Daten, die du dem Unternehmen bewusst zur Verfügung stellst. Es werden aber auch Daten automatisch an Slack übermittelt und gespeichert. Hierzu zählen beispielsweise technische Daten deines Browsers und deine IP-Adresse. Inhalte, die du bei der Nutzung von Slack hochlädst und teilst, werden ebenfalls gespeichert. Dazu zählen auch geteilte Dateien.

Zu den technischen Daten, die Slack automatisch speichert, zählen neben der o.g. IP-Adresse auch die MAC-Adresse, weitere Geräte-IDs, Gerätetyp, welches Betriebssystem du nutzt, welchen Client du nutzt, Kameratyp, Mikrofon- und Lautsprechertyp. Auch dein ungefährer Standort wird bestimmt und gespeichert. Des Weiteren speichert Slack auch Informationen, wie du den Dienst nutzt. Also ob du beispielsweise via Desktop oder Smartphone chattest, welche Funktionen, Inhalte und Links genutzt und angesehen werden. Ebenso speichert Slack Metadaten wie Nutzungsdauer, Anzahl an Nachrichten und Status.

Für eine ausführliche Auflistung und Beschreibung der gespeicherten Daten verweisen wir auf die Datenschutzrichtlinie von Slack unter: https://slack.com/intl/de-de/trust/privacy/privacy-policy

Weiterhin verweisen wir auch auf die Slack-Vertragsbedingungen und -Richtlinien (für Benutzer:innen) unter: https://slack.com/intl/de-at/legal, welchen du beim Erstellen eines Accounts/Profils zustimmen musst.

Du kannst in deinem Benutzerkonto individuelle Einstellungen vornehmen und wir empfehlen ausdrücklich, alle nicht benötigten Dienste wie z.B. Zugriff auf Sprach- und Videokommunikation zu deaktivieren. Der von uns erstellte Workspace wird ausschließlich zur schriftlichen Kommunikation verwendet. Wir empfehlen, keine Videocalls oder Sprachanrufe über Slack zu tätigen, da diese Daten und Inhalte ebenfalls aufgezeichnet und gespeichert werden können.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Slack ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass nach Meinung des Europäischen Gerichtshofs derzeit kein angemessenes Schutzniveau für den Datentransfer in die USA besteht. Dies kann mit verschiedenen Risiken für die Rechtmäßigkeit und Sicherheit der Datenverarbeitung einhergehen.

Wie lange und wo werden die Daten gespeichert?
Slack gibt diesbezüglich keinen konkreten Zeitrahmen bekannt, sondern betont, dass die erhobenen Daten solange gespeichert bleiben, wie es zur Bereitstellung der Dienste bzw. für die eigenen Zwecke nötig ist. Länger werden die Daten nur gespeichert, wenn dies aus rechtlichen Gründen gefordert ist. In Slack sind alle Nachrichten und geteilten Informationen für 90 Tage sichtbar, dies betrifft jedoch nicht die Speicherung.

Wie kannst du deine Daten löschen bzw. die Datenspeicherung verhindern?
Wenn du nicht willst, dass Daten von dir gespeichert werden, musst du auf Slack als Kommunikationsplattform verzichten. Du hast generell das Recht und die Möglichkeit, deine personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Wie du dein Benutzerkonto deaktivieren kannst, erfährst du hier: https://slack.com/intl/de-de/help/articles/203953146-Slack-Account-deaktivieren (Aufruf 4. November 2022). Bei Slack ist es notwendig, sich an den Primärinhaber des Workspaces zu wenden, um Profilinformationen und alle geteilten Nachrichten und Informationen dauerhaft zu löschen. Primärinhaberin ist die THAK. Daher schreibe bitte eine E-Mail an info@thueringen-kreativ.de und teile uns deinen Löschwunsch schriftlich mit. Wir werden dieser Anfrage umgehend nachkommen und uns ggf. für den Löschvorgang auch mit Slack in Verbindung setzen. Mehr Informationen dazu erhältst du hier: https://slack.com/intl/de-de/help/articles/360000360443-Profilinformationen-aus-Slack-l%C3%B6schen (Aufruf 4. November 2022).

Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbeitung
Wir haben mit Slack einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, in dem wir Slack verpflichten, die Daten der Nutzer:innen zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben. Als Grundlage für die Datenverarbeitung bei Empfänger:innen mit Sitz in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union, Island, Liechtenstein, Norwegen, Großbritannien, insbesondere die USA) oder einer Datenverarbeitung dorthin verwendet Slack von der EU genehmigte Standardvertragsklauseln (= Art. 46 Abs. 2 und 3 DSGVO). Diese Klauseln verpflichten Slack, das EU-Datenschutzniveau bei der Verarbeitung relevanter Daten auch außerhalb der EU einzuhalten. Diese Klauseln basieren auf einem Durchführungsbeschluss der EU-Kommission. Du findest den Beschluss sowie die Klauseln u.a. hier: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc/standard-contractual-clauses-international-transfers_de (Aufruf am 4. November 2022).

Datenschutzbeauftragter Slack
Den Datenschutzbeauftragten von Slack erreichst du per E-Mail an dpo@slack.com.

Hiermit bestätige ich, die oben stehende Datenschutzrichtlinie für Slack gelesen zu haben und stimme dieser zu.*

Ich habe die Datenschutzrichtlinien der THAK gelesen und stimme diesen zu.*

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