Visual World Café

Ein Gastbeitrag von Miriam Hamel

Komplexe Business-Themen im Team oder mit Kund:innen erfolgreich zu beantworten sowie kreative Ideen und Lösungen zu entwicklen, erfordert häufig viel Zeit. Dazu bedarf es, neben einem gemeinsamen Verständnis über Meinungen, Sichtweisen und Ideen, vor allem verständlicher Kommunikation. Hierbei kann die Methode des Visual World Café unterstützen, eine Methode, die bestimmte Fragestellungen in Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und somit zu nachhaltigen Lösungsansätzen führt.

Was das Visual World Café ist, wann und wie man es anwenden kann und wie es in der Praxis aussieht, hat unsere Gastautorin Miriam Hamel, die als Datenschutzbeauftragte bei der im Thüringischen Sonneberg ansässigen ISMA AG (terzo) – den Experten für wissenschaftsbasierte, patientenzentrierte Hörakustik – tätig ist, im folgenden Beitrag für euch zusammengefasst. Am Beispiel eines Workshops im KrämerLoft mit der ISMA AG, dessen Prozess Informationsdesignerin Claudia Zech illustrativ begleitet hat, erklärt Miriam Hamel Schritt für Schritt die Methode für Interessierte zum Nachmachen.

Foto: Fotoloft, Benjamin Stolle.

Visual World Café – Was ist das?

Mittels des Visual World Cafés wollen die Teilnehmer:innen gemeinsam Lösungen erarbeiten, um das Gesamtprojekt erfolgreich voranzubringen. Hierfür wird in mehreren Gruppen an verschiedenen Fragestellungen gearbeitet, um schließlich ein Gesamtergebnis zu erzielen. Beim Visual World Café werden zu diesem Zweck nicht nur Worte und Sätze aufgeschrieben. Ziel ist es, möglichst viel zu visualisieren. Dadurch werden die Aussagen und Ideen wesentlich klarer und Teilnehmer:innen können häufig feststellen, dass vermeintlich gleich klingende Ideen nichts gemein haben, während andere, die weit voneinander entfernt scheinen, doch zusammengehören. Das Bild bringt Klarheit und somit ein gutes gemeinsames Verständnis. Beides sind wichtige Aspekte im gesamten Geschäftsumfeld (s. VUCA Prime) in der von Unbeständigkeit, Ungewissheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit (VUCA) geprägten Zeit, um sicher und erfolgreich zu agieren und Entscheidungen zu treffen.

Bevor ihr direkt in die Planung des eigentlichen Visual World Cafés geht, sind einige Grundüberlegungen notwendig. Beantwortet euch daher immer zunächst folgende Fragen:

  1. Wann soll das Visual World Café stattfinden?
  2. Wo wird es stattfinden?
  3. Wie groß ist der Raum und wie ist er gestaltet und ausgestattet?
  4. Wie viele Teilnehmer sind dabei?
  5. Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
  6. Was ist das Ziel des Visual World Cafés?
  7. Welches Know How benötigt ihr und welches steht zur Verfügung, um das Ziel zu erfüllen?
  8. Welche Materialien, Informationen und Hilfsmittel benötigt ihr, um das Ziel zu erreichen?
  9. Welche Getränke und Snacks wollt ihr zur Verfügung stellen, um den Prozess zu unterstützen?
  10. Wie kann der Prozess noch unterstützt werden?

Die ersten drei Fragen stellen die Grundlagen dar. Sie ermöglichen euch, einen zeitlichen Plan für die Vorbereitungen aufzustellen. Zudem könnt ihr durch das Wissen über den Veranstaltungsort frühzeitig mit den Raumverantwortlichen Kontakt aufnehmen, um Details zur Ausstattung und Raumaufteilung zu erfahren. All das ist später im Workshop sehr wichtig und muss deshalb schon in den Vorüberlegungen einbezogen werden.

Je nach Raumgröße könnt ihr die Gruppen anders aufteilen und anordnen. Diese sollten sich in der späteren Arbeitsphase nicht gegenseitig blockieren oder im Wege stehen. Zudem ist es wichtig, dass sich jeder auf seine aktuelle Fragestellung konzentrieren kann. Das geht nur mit einem Abstand zwischen den Gruppen.

Mit in diese Überlegungen fließt die Frage 4 nach der Anzahl der Teilnehmer:innen ein. Denn die Raumgröße wird maßgeblich davon beeinflusst. Wie viele Gruppen sollen aus dieser Teilnehmer:innenzahl gebildet werden? Je mehr Teilnehmer:innen in einer Gruppe sind, desto mehr Ideen können sprudeln, desto mehr Diskussionen können aber auch entstehen. Mehr als 10 Teilnehmer:innen sollten es deshalb nicht sein. Ideal sind 5 – 7 Teilnehmende pro Gruppe.

Macht euch Gedanken über die Dauer des Workshops (Frage 5). Ist es ein Mehrtagesworkshop oder dauert er nur wenige Stunden? Die Zeit bestimmt maßgeblich den Aufbau des späteren Workshopteils und natürlich das Ergebnis.

Schreibt nun das Ziel des Visual World Cafés auf (Frage 6). Wie ihr ein gutes Ziel definiert, erfahrt zum Beispiel in diesem Beitrag von Visual Selling. Achtet hier besonders darauf, zwar ein herausforderndes, aber dennoch realistisches Ziel zu formulieren. Behaltet dabei auch die zur Verfügung stehende Zeit und die Teilnehmer:innenzahl im Auge.

In diese Überlegungen können zudem die Fragen 7 und 8 einbezogen werden. Wenn ihr wisst, welche Kenntnisse eure Teilnehmer:innen haben, ist es leichter, das Ziel des Workshops realistisch zu formulieren. Auch die zur Verfügung stehenden Hilfsmittel und Materialien können Einfluss auf die Zieldefinition haben. Darüber hinaus kann es auch sinnvoll sein, weitere Expert:innen hinzuzuziehen, um das Ziel zu erreichen. Ebenso müssen entsprechende Informationen, Materialien und Hilfsmittel erstellt und den Teilnehmenden bereitgestellt werden.Die Fragen 9 und 10 beziehen sich auf die optimale Arbeitsatmosphäre. Überlegt, wer am Workshop teilnehmen wird. Kennt ihr die Personen? Dann kennt ihr eventuell auch deren Vorlieben an Snacks und Getränken, die sie motivieren. Ein Visual World Café muss Spaß machen. Denn dann können wirklich gute Ideen und Lösungen entstehen. Stellt daher einen guten Mix zusammen, z.B. aus Gummibären, Nüssen, Obst, Schokoriegeln usw. Während des Workshops empfehle ich Wasser, Kaffee und Tee anzubieten. In den Pausen können zudem weitere Softgetränke, sowie Fingerfood oder Kuchen bereitgestellt werden.

Motivation kann jedoch nicht nur mit Essen und Getränken erreicht werden. Darüber hinaus ist es möglich, auch die anderen Sinne anzusprechen. Musik kann z.B. aktivieren, beruhigen oder träumen lassen. Wählt daher für die verschiedenen Phasen eures Workshops passende Musik aus, um den Prozess zu unterstützen. Achtet auch auf die Lautstärke, die ebenfalls erheblichen Einfluss auf die Handlungen und Konzentrationsfähigkeit hat.

Arbeitet Sie zudem mit Düften. Auch sie können aktivieren oder beruhigen und beeinflussen in hohem Maße die Stimmung der Teilnehmer:innen. Wählt daher Düfte, die positiv stimmen und somit motivieren. Nutzt aber auch gezielt die Düfte, um Phasen der Aktion oder Ruhe zu unterstützen, oder steigert die Kreativität, z.B. mit Orangenduft.

Foto: Fotoloft, Benjamin Stolle.

Vorbereitung

Geht immer mit ausreichend Zeit in die Vorbereitung des Visual World Cafés. Denn gut vorbereitet ist halb durchgeführt. Je besser ihr eure Aufgaben erledigt, desto besser ist die Stimmung bei den Teilnehmer:innen und desto besser wird das Ergebnis. Ebenso beeinflusst euer eigener Zustand in hohem Maße den Gesamteindruck und die Motivation der Teilnehmer:innen. Seid ihr entspannt und zufrieden, wenn der Workshop tatsächlich beginnt, steigert das das Vertrauen in euch und die Teilnehmer:innen werden sich gerne von euch anleiten und führen lassen. Seid ihr hingegen gehetzt und gestresst, müssen nach dem Eintreffen der Teilnehmer:innen noch restliche Vorbereitungen treffen oder fehlt es sogar an Details, wirkt sich das sehr negativ auf die Arbeitseinstellung aus. Je nach Größe des Workshops solltet ihr daher immer mindestens zwei Stunden eher im Raum sein. Prüft als erstes, ob dieser so ausgestattet ist, wie ihr es mit dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen vereinbart haben. Jetzt ist noch genügend Zeit, Fehlendes bringen zu lassen, ohne dass es die Teilnehmer:innen merken.

Stimmt die Ausstattung, richtet ihr eure Technik ein. Beamer, iPad, eventuell AppleTV, Notebook, Mikrofon, … je nachdem, was ihr zur Einstimmung, zur Kurzschulung, zur Moderation und für die Arbeitsphase benötigt, kann mehr oder weniger Technik zum Einsatz kommen. Auch hier können Probleme mithilfe des hauseigenen Technikers oder der Technikerin rechtzeitig behoben werden.

Erst jetzt beginnt ihr mit dem Verteilen der Materialien. Im Allgemeinen benötigt ihr für ein Visual World Café folgende Utensilien:

  • 1 Stehtisch pro Gruppe.
  • 1 Flipchartpapier oder eine Papiertischdecke pro Tisch.
  • Mindestens 3 – 5 Stifte pro Tisch in verschiedenen Farben. Schwarz sollte auf jeden Fall immer mit dabei sein. Hierfür eignen sich die Stifte No. 1 von Neuland sehr gut.

Ordnet die Stehtische im Raum so an, dass es die Erarbeitung eures Zieles unterstützt. Die Gruppen sollen sich nicht gegenseitig beeinflussen und es muss genügend Platz sein, um sich um den Tisch herum zu bewegen. Zudem müssen die Tische so angeordnet sein, dass ein leichtes Wechseln möglich wird, ohne nachdenken zu müssen, wohin es als nächstes geht. Die Teilnehmer:innen würden sonst aus dem kreativen Prozess gerissen werden. Legt auf jeden Tisch eine Papiertischdecke oder ein Flipchartpapier. Bereitet dieses mit einer kleinen Visualisierung, z.B. einer Kaffeetasse vor. Ihr könnt nun auch schon die Fragen aufschreiben, wenn es zu eurem Konzept passt. Bewährt hat es sich aber auch, die Fragen erst später durch die Teilnehmer:innen aufschreiben zu lassen. Legt die Stifte auf die Tische. Ordnet diese so an, dass es schön aussieht und motiviert, loszulegen. Die Stifte sollten dabei nicht eure Visualisierung verdecken. Sie können aber in die Visualisierung integriert.

Sind diese Vorbereitungen abgeschlossen, stellt nun die Snacks und Getränke bereit. Wurde dieser Teil bereits übernommen, gehört die Prüfung mit an den Anfang. Schaut euch zum Abschluss noch einmal um. Sieht alles gut aus? Ist alles da? Funktioniert alles? Geht hierfür auch eure Checkliste gründlich durch. Ist alles wie es sein soll? Prima! Dann gönnt euch jetzt einen Kaffee oder Tee und freut euch auf das Eintreffen der Teilnehmer:innen.

„Das Besondere am Visual World Café ist die ungezwungene Zusammenarbeit. Es gibt keine Grenzen, sondern alle Gedanken können frei fließen und visualisiert werden. Missverständnisse werden durch das Visuelle reduziert. Gleichzeitig steigt der Spaß, was wiederum die Kreativität anregt. Denn Bilder geben immer Anlass zu Freude und sorgen gleichzeitig dafür, sich tiefer darüber auszutauschen. Dadurch kommen häufig weitere Ideen zutage.“ – Miriam Hamel

Illustration: Claudia Zech.

Workshopdurchführung

  • Startet euren Workshop immer pünktlich! Warten auf zu spät kommende Teilnehmer:innen erzeugt Frust bei den Pünktlichen. Das wirkt sich negativ auf die Arbeitseinstellung und auf das Ergebnis aus. Zudem würdet ihr Teilnehmer:innen dazu erziehen, selbst unpünktlich zu kommen, während die zu spät Kommenden durch pünktliches Beginnen dazu animieren können, demnächst auch pünktlich zu sein.
  • Gebt zu Beginn motivierende Worte. Erklärt, weshalb ihr zusammengekommen seid und was das Ziel des Workshops ist. Gebt anschließend einen Überblick über das Vorgehen. Eventuell ist nun eine Kurzschulung notwendig. Insbesondere, wenn eine Differenz bei der Beantwortung der Frage 7 im oberen Teil deutlich wurde, müssen diese ausgeglichen werden. Aber auch, um alle Teilnehmer:innen besser einzustimmen und auf eine passende Ausgangsbasis zu bringen, sind kurze Trainingseinheiten vor dem eigentlichen Workshop notwendig.
  • Beim Visual World Café erfolgt immer eine Einweisung in die visuelle Methode. Obwohl Menschen visuelle Wesen sind und sich schon immer über Zeichnungen ausgetauscht bzw. Wissen weitergegeben haben, fällt es Erwachsenen häufig schwer, wieder zu zeichnen. Im Laufe des Schullebens haben sie diese Fähigkeit meist abgelegt, da hier zum Großteil Schrift verlangt und künstlerische Bilder im Kunstunterricht schlecht bewertet werden. Ängste und negative Glaubenssätze können dann dem Workshop entgegenstehen. Die Vorteile der Visualisierung gehen verloren und die Ergebnisse liegen unter Umständen sogar hinter denen eines World Cafés im herkömmlichen Sinne.
  • Um das zu vermeiden, ist eine Kurzschulung unumgänglich. Beginnt schon bei der Vorstellungsrunde mit einer visuellen Methodik. Hier hat sich das visuelle Hashtagging sehr bewährt. Bei dieser Methode kommt es auf nichts an, weshalb die meisten Menschen ohne Angst mitmachen und wirklich schöne Bilder entstehen lassen. Die Ergebnisse könnt ihr nutzen, um zu den Visual Selling® IdeaPix überzuleiten. Denn im Prinzip sind die visualisierten Hashtags nichts anderes.
  • Gebt nun ein paar typische Visual Selling® IdeaPix vor. Menschen, Gruppen, Pfeile, Rahmen und für eure Branche oder euer Unternehmen typische Elemente, wie z.B. Server, Businessgebäude, laufende Kosten, Browser, Notebook, usw. Geht anschließend auf Wünsche der Teilnehmer:innen ein. Welche Begriffe fallen ihnen ein, die sie häufig brauchen? Gebt auch hierfür Beispiele vor.

    Im Anschluss daran kann es in den eigentlichen Workshop gehen. Hierbei unterscheidet sich das Konzept des Visual World Café deutlich von dem des herkömmlichen World Cafés. Nicht nur die Visualisierungen bringen den Unterschied. Auch das Vorgehen ist anders.
  • Im herkömmlichen Modell werden die Teilnehmer:innen in Gruppen aufgeteilt bzw. ordnen sich selbst einer Gruppe zu, wobei eine bestimmte Anzahl an Gruppenmitgliedern nicht überschritten werden sollte. Pro Gruppe gibt es einen Moderator oder eine Moderatorin. Dann wird eine Frage mitgegeben, die alle Gruppen für sich selbst beantworten. Nach einer gewissen Zeit wird gewechselt. Dabei bleibt der Moderator oder die Moderatorin am Tisch. Alle anderen Teilnehmer:innen ordnen sich selbst in neue Gruppen ein. Jetzt gibt es wieder eine Frage, die die neuen Gruppen jeweils für sich beantworten. Dies geschieht noch einmal auf gleiche Weise. Nach drei Runden sind die kleinen, speziell dafür erhältlichen Tischdecken gefüllt. Im Nachgang werden dann alle Einzelergebnisse zusammengetragen und vielleicht weiterverwendet. Meist – so ist meine Erfahrung – geschieht jedoch nichts weiter damit und das World Café diente lediglich der Unterhaltung.
  • Das Visual World Café soll brauchbare und tiefgründige Ergebnisse liefern, mit denen weitergearbeitet wird, um ein Projekt erfolgreich ans Ziel zu führen. Hierzu gibt es ebenfalls pro Tisch einen Moderator oder eine Moderatorin. Dieser oder diese bleibt am Tisch und weist die Gruppen jeweils ein. D.h., er erklärt, was bisher geschah und gibt Hinweise zur Fragestellung.
  • An jedem Tisch gibt es eine bestimmte Frage. Das heißt, je mehr Teilnehmer:innen der Workshop hat, desto mehr Fragen zu einem Thema können bearbeitet werden. Es ist aber auch möglich, mehrere Gruppen die gleichen Fragen beantworten zu lassen. In diesem Fall finden im Prinzip mehrere World Cafés parallel statt.
  • Die jeweiligen Fragen sollen das Kernproblem aus verschiedenen Perspektiven heraus beleuchten, wodurch beste Ergebnisse erzeugt werden. Angenommen, ihr habt drei Gruppen, dann könnt ihr drei Fragen stellen. Gruppe 1 bearbeitet zunächst Frage 1, Gruppe 2 Frage 2 und Gruppe 3 Frage 3. Nach einer bestimmten Zeit, im Idealfall mindestens 20 Minuten, wird gewechselt. Die Gruppen bleiben erhalten und wechseln komplett, ausgenommen vom Moderator oder der Moderatorin, zum nächsten Tisch. Nun bearbeitet Gruppe 1 Frage 2, Gruppe 2 Frage 3 und Gruppe 3 Frage 1. Der Moderator oder die Moderatorin am Tisch weist die neue Gruppe ein und erklärt, was bisher erarbeitet wurde. So können weitere und tiefgründigere Ideen entstehen. Nach weiteren 20 Minuten wird abermals gewechselt, sodass nun Gruppe 1 Frage 3, Gruppe 2 Frage 1 und Gruppe 3 Frage 2 bearbeitet. Wiederum weist der Moderator oder die Moderatorin die neuen Teilnehmer:innen ein und unterstützt bei der Erarbeitung weiterer Ideen. Zum Schluss wechseln alle Gruppen noch einmal, wieder zurück an „ihren“ Tisch. Nun werden alle Ergebnisse durchgeschaut und geclustert. Ist das abgeschlossen, einigen sich alle Gruppenmitglieder auf 3 bis 5 Schwerpunktthemen. Diese werden vorgetragen und gemeinsam mit den Schwerpunktthemen der anderen Gruppen zusammengeführt. Mit diesem Ergebnis kann in weiteren Workshops gearbeitet werden, um schließlich das Gesamtprojektziel zu erreichen.

Workshopnachbereitung

Nun kommt der wichtigste Teil des Workshops, die Nacharbeit. Sie wird gerne vergessen, doch in ihr werden die Ergebnisse aus dem Workshop nutzbar gemacht. Bringt Sie diese zusammen und stellt sie so dar, dass auch nach Wochen noch jeder etwas damit anfangen kann. Auch hierbei helfen Visualisierungen. Neben den Bildern, die bereits während des Workshops entstanden sind, helfen Rahmen, Pfeile und ergänzende Visualisierungen, eine Geschichte zu erzählen, die verstanden wird. Zudem müssen hier die nächsten Schritte und die dazugehörigen Termine eingetragen werden. Hierdurch stellt ihr sicher, dass das Projekt weiterläuft und die Ergebnisse aus dem Workshop nicht im Sande verlaufen. Darüber hinaus dient diese Visualisierung als Grundlage für die nächsten Schritte und für eventuelle weitere Workshops. Wie eine finale Visualisierung zu einem Visual World Café aussehen kann, seht ihr am Beispiel der Marke terzo. In dieser wurden keine nächsten Schritte dargestellt, da das Ziel dieses Workshops darin bestand, die Mitarbeiter:innen zu motivieren und die Identifizierung mit der Marke zu stärken.

Workshopnachbereitung

Nun kommt der wichtigste Teil des Workshops, die Nacharbeit. Sie wird gerne vergessen, doch in ihr werden die Ergebnisse aus dem Workshop nutzbar gemacht. Bringt Sie diese zusammen und stellt sie so dar, dass auch nach Wochen noch jeder etwas damit anfangen kann. Auch hierbei helfen Visualisierungen. Neben den Bildern, die bereits während des Workshops entstanden sind, helfen Rahmen, Pfeile und ergänzende Visualisierungen, eine Geschichte zu erzählen, die verstanden wird. Zudem müssen hier die nächsten Schritte und die dazugehörigen Termine eingetragen werden. Hierdurch stellt ihr sicher, dass das Projekt weiterläuft und die Ergebnisse aus dem Workshop nicht im Sande verlaufen. Darüber hinaus dient diese Visualisierung als Grundlage für die nächsten Schritte und für eventuelle weitere Workshops. Wie eine finale Visualisierung zu einem Visual World Café aussehen kann, seht ihr am Beispiel der Marke terzo. In dieser wurden keine nächsten Schritte dargestellt, da das Ziel dieses Workshops darin bestand, die Mitarbeiter:innen zu motivieren und die Identifizierung mit der Marke zu stärken.

Ausblick

Mit dem Visual World Café habt ihr nun ein wundervolles Workshopformat kennengelernt, um hochwertige Ergebnisse im Team zu erzielen. Komplexe Fragestellungen können auf einfache und kreative Weise tiefgründig erarbeitet werden. Einer erfolgreichen Zusammenarbeit steht euch und eurem Unternehmen damit nichts mehr im Wege. Wann werdet ihr das Visual World Café anwenden?

Nach erfolgreichem Abschluss als Diplom-Ingenieurin startete Miriam Hamel ihre Karriere als IT-Sicherheitsberaterin bei Secude Global Consulting und der SAP AG. Sie spezialisierte sich weiter und schloss erfolgreich die Zertifizierung zur Datenschutzbeauftragten – GDD cert. ab.  Als IT Security Expertin arbeitete Miriam Hamel dann in der Datenschutzabteilung der SAP. 2015 wollte sie schließlich etwas Neues aufbauen und gründete mit Ihrem Partner die Unternehmensberatung und gründete zusammen mit ihrem Partner die Unternehmensberatung „Visual Selling“.

Während ihrer bisherigen Tätigkeiten entdeckten sie, dass es im Geschäftsumfeld viele Missverständnisse gibt, die Erfolg in komplexen Projekten nicht nur behindern sondern bares Geld kosten. So zeigten sie Unternehmen, wie sie Workshops und Strategiemeetings visuell begleiten können, um zu besseren Ergebnissen zu gelangen und komplexe Projekte erfolgreich implementieren zu können. In dieser Zeit entwickelten die beiden zahlreiche Workshopmethoden oder verbesserten sie, so auch das Visual World Café. 2021 wechselte Miriam Hamel zu einem ihrer besten Kunden, der ISMA AG, als Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte. Daneben unterstützt sie im Marketing, aber auch bei kreativen Fragestellungen, sowie der visuellen Durchführung und Dokumentation von Workshops. Ziel hierbei ist es, dass sich Menschen Zeit für Hörgesundheit nehmen und sich der Wichtigkeit guten Hörens bewusst zu werden.

Beitragsbild: Fotoloft, Benjamin Stolle.
Headerbild: THAK.

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