In den Zeiten der Krise sind wir aufgrund der ausfallenden persönlichen Gespräche mit Kunden und Partnern auf digitale Kommunikation angewiesen. Viele Informationen werden über den E-Mail-Verteiler versandt, um die eigene Zielgruppe über wichtige Inhalte, Änderungen oder Neuigkeiten zu informieren. Wie können Sie Ihre Kommunikation per Mail optimieren, sodass die gewünschten Informationen Ihre Leser besser erreichen und auf was ist sonst noch zu achten? Wir haben für dich ein paar Newsletter-Hacks zusammengefasst. 

1. Ein E-Mail-Marketing-Tool verwenden

Ein E-Mail-Marketing-Tool kann das Versenden von Newslettern vereinfachen, da es viele Prozesse automatisiert. Zudem gibt es hier oft die Möglichkeit, verschiedene Mail-Listen anzufertigen und somit verschiedene Themen passend an deine Zielgruppen zu versenden. Du kannst den Versand des Newsletters planen und somit zeitlich nach Ihren Wünschen datieren. Versende den Newsletter nicht über dein persönliches Mail-Programm – dieser kann schnell im Spam landen oder wird als nicht-professionell eingestuft. Versende über eine Mail-Adresse, die professionell klingt, wie “info@” oder “news@” etc. Hier findest du ein paar Newsletter-Tools.

2. Der Betreff

Der Betreff deines Newsletters sollte maximal 30-40 Zeichen lang sein. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Das hat einen pragmatischen Grund: Circa 60 Prozent der Mails werden mobil gelesen. Ein zu langer Betreff wird also sonst abgeschnitten und ist dann nur noch teilweise lesbar. Er sollte den Inhalt der Mail in Schlagwörtern wiedergeben. Für den Fall, dass du in deiner Betreffzeile Emojis verwenden möchtest, achte darauf, dass diese universell sind und auf jedem Endgerät dargestellt werden können. Sende am besten eine Test-Mail an die Kollegen, um Formation und Darstellung vor der Veröffentlichung zu überprüfen.

3. Der Preheader

Der Preheader oder Vorspann des Newsletters fasst den Inhalt der E-Mail kurz und knapp und am besten in Reihenfolge der aufgeführten Informationen zusammen. Der Preheader ist im E-Mail Postfach meist schon vor dem Öffnen der Mail lesbar – wenn hier alle wichtigen Inhalte aufgeführt sind, kann der Empfänger schneller entscheiden, ob der Newsletter für ihn relevant ist oder nicht. Viele haben folgenden Preheader: “Sollte es Darstellungsprobleme mit dieser E-Mail geben…” – keine Sorge! Die meisten E-Mail-Dienste sind mittlerweile modernisiert und so ziemlich jede Mail ist auf nahezu  jedem Endgerät lesbar. Also: Lösche diese Zeilen oder setze sie zumindest an das Ende der E-Mail. Sie rauben dir sonst die Möglichkeit für einen ersten spannenden Eindruck.

4. Der Newsletter-Text

Jetzt kommt die Kür: Das Schreiben des Newsletter-Textes. Hier gilt eine ähnliche Regel, wie für den Betreff: Weniger ist mehr. Die meisten Newsletter werden wie bereits erwähnt mobil gelesen. Lange Textblöcke sind daher weniger sinnvoll, da der Leser hier schnell abschweifen kann. Auch sind 1-2 Themen für einen Newsletter vollkommen ausreichend (noch besser wäre ein Thema). Setze die priorisierte Thematik an den Anfang des Newsletters und Nebeninformationen an das Ende. Und: Bleib konkret! Fass Informationen gebündelt zusammen. Zur Not verweise auf deine Webseite mit einem Link, wenn es noch mehr zu sagen gibt. Das geht am besten mit einem Call-To-Action-Button. Du kannst auch die fehlenden Informationen durch Bilder ersetzen – hier bitte auch nicht zu viele. 1-2 Grafiken im Newsletter reichen vollkommen aus. Verwende möglichst keine Videos oder allzu große Dateien.

Sollte der Empfänger die Mail unterwegs lesen, könnte es passieren, dass ihm aufgrund des fehlenden Datenvolumens die Bilder und Videos nicht angezeigt werden. 1-2 Newsletter im Monat sind vollkommen ausreichend. Lieber mehrere kurze Update-Newsletter als einen langen Roman.

5. Die Anrede

Die persönliche Anrede im Newsletter funktioniert ganz automatisch über das Mailing-Tool. Diese muss jedoch nicht unbedingt sein, denn der Empfänger weiß bestimmt selbst, wie er heißt. Setze lieber Anreden für verschiedene Zielgruppen auf, wie “Liebe Kunden, liebe Kundinnen”, “Liebe Partner, liebe Partnerinnen” – das erspart etwaige Fehler bei langen Namen mit Titeln, ist neutraler und weniger persönlich. Aber hier kann jeder für sich entscheiden und die Ansprache je nach Zielgruppe definieren. 

6. Newsletter-Design

Das Design des Newsletters sollte auf deine Firmen-CD angepasst sein, damit der Absender auch optisch schnell klar für den Empfänger wird. Bei vielen Mailing-Tools kann man Header, Schriftfarbe und Co. relativ einfach und schnell anpassen. Auch hier empfiehlt sich aus den in Punkt 4 genannten Gründen das Verwenden von nicht zu großen Grafiken für den Header. Grundsätzlich gilt: “Langweilige” Designs sind gute Designs. Nicht zu bunt – lieber informativ. Keine Videos – lieber GIFs. Keine YouTube-Videos – lieber Links oder Call-To-Action-Buttons mit Links zur Webseite, keine Gitter – lieber ein eingliedriges Design im Sinne der bessere Lesbarkeit. Abonniere ruhig die Newsletter von anderen Firmen und lass dich hierbei inspirieren.

7. Extra-Tipp

Lass wenn möglich eine neutrale und nicht “betriebsblinde” Person den Newsletter vor dem Versenden lesen – schicke ihn beispielsweise einer Freundin oder Freund oder ihren Eltern. Sind die Informationen klar verständlich? Gut, dann auf Senden klicken und raus damit!

Du hast Fragen oder Ergänzungen? Wir freuen uns über dein Feedback an info@thueringen-kreativ.de!