Seit nun mehr als zwei Jahrzehnten entwickelt die Erfurter Agentur SECONDRED kreative Lösungen mit dem Schwerpunkt auf digitale Anwendungen und Systeme. Dabei steht die maßgeschneiderte Idee im Mittelpunkt. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen und zu modernisieren. Vor allem Auftraggebende aus der Verwaltung greifen auf die Expertise des 20-köpfigen Teams zurück. Neben einem Projekt für die Verwaltung der Hansestadt Hamburg, bei dem SECONDRED eine flexible Systemarchitektur und ein klares Benutzer:innen-Interface für Petitionen entwickelt hat, gehören auch hiesige Kund:innen, wie das ThEx Wirtschaft 4.0 zu den Auftraggebenden. Wir wollten mehr erfahren und haben uns mit dem Mitgründer und Creative Director Andreas Trommer, Geschäftsführer René Linz und dem Head of Development Christian Schultze zum Interview im Agentur-Headquarter im Herzen der Landeshauptstadt getroffen, um mehr über ihre Visionen für digitale Projekte für die “Verwaltung von morgen” zu erfahren.

Warum setzt ihr so viele Projekte für die Verwaltung um? 

Andreas Trommer: Als Agentur haben wir den Anspruch, mit den besten digitalen Projekten in Thüringens Verwaltungen mithalten zu können und dabei kreative Lösungen zu entwickeln, die das Maximum herausholen. Dabei legen wir großen Wert auf umfangreiche Beratung sowie regelmäßige Meetings und Workshops mit unseren Auftraggebenden aus diesem Bereich, um zu zeigen, was möglich ist. Unsere Aufgabe besteht darin, die täglichen Prozesse in diesem Bereich zu optimieren und herauszufinden, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Wir bleiben dabei stets am Puls der Zeit und verfolgen innovative Ansätze. So können wir unser Portfolio, aber auch unsere Fachexpertise erweitern. Vor allem im Bereich der Verwaltung finden wir als Team immer eine riesige kreative Spielwiese mit neuen Möglichkeiten vor, die wir in bessere Lösungen umsetzen können.

Welche Herausforderungen bewältigt ihr mit euren digitalen Systemen?

René Linz: Neben Themen wie Datenschutz und -verarbeitung stoßen wir oft auf Herausforderungen bezüglich der Kompatibilität verschiedener Systeme und Softwares oder der technologischen Infrastruktur. Auf Behördenseite wird es besonders knifflig, wenn es um die Entwicklung benutzer:innenfreundlicher Oberflächen geht. Dort helfen wir, indem wir Prozesse vereinfachen und somit die Akzeptanz der Mitarbeitenden für neue digitale Systeme erhöhen. Durch leichtere und intuitive Bedienbarkeit können wir mit unseren Lösungen sogar bewirken, dass den Verwaltungsmitarbeiter:innen die Arbeit danach mehr Spaß macht. Toll ist aber auch, dass wir zur aktiveren Beteiligung der Bürger:innen beitragen können, wie bei dem Projekt für die Hansestadt Hamburg zum Thema der E-Partizipation zur Abgabe von Online-Petitionen und somit zum Dialog zwischen Verwaltung und Bürger:innen anregen. Das stärkt das Vertrauen und erhöht das Service-Gefühl für die Zielgruppen der Behörden. 

Erzählt ein bisschen mehr über das Projekt für die Hansestadt Hamburg.

Christian Schultze: Bei diesem Projekt ging es um die Optimierung des Verfahrens zur Stellungnahmeerstellung für die Behörden der Stadt. Ziel war es, dass Bürger:innen Petitionen einfacher einreichen können. Hierfür entwickelten wir bei SECONDRED zunächst eine klare Benutzer:innenoberfläche sowie eine intuitive Workflow-Ansicht für Mitarbeitende. Hochgeladene Dokumente wurden mit Hilfe implementierter Tools ganz leicht online bearbeitbar. Durch eine Anbindung an Bürgerschaftssoftwares wie ActiveDirectory und Eldorado, haben wir wertvolle digitale Schnittstellen geschaffen, um den Stellungnahmeerarbeitungsprozess zu vereinfachen. Die Eingaben werden direkt an die zuständigen Fachbehörden weitergeleitet sowie die Zuständigkeitsannahme oder -ablehnung standardisiert. 

„Durch leichtere und intuitive Bedienbarkeit können wir mit unseren Lösungen sogar bewirken, dass den Verwaltungsmitarbeiter:innen die Arbeit danach mehr Spaß macht“

Wie seid ihr das Projekt angegangen?

Christian: Vorab haben wir in einer intensiven Konzeptions- und Designphase alle Prozesse definiert und eine übersichtliche grafische Benutzer:innenoberfläche entwickelt, die die Mitarbeitenden an jeder Stelle des Workflows an die Hand nimmt. So wurde zum Beispiel eine Inbox implementiert, die alle zugewiesenen Aufgaben übersichtlich zusammenfasst. Jede E-Mail-Benachrichtigung führt per Deep-Link direkt in die entsprechende Akte, in der der gesamte Workflow visuell aufbereitet ist, die bisherige Historie übersichtlich dargestellt wird und anstehende Aufgaben hervorgehoben werden. So finden sich auch Mitarbeitende, die das System nur gelegentlich nutzen, auf Anhieb zurecht. Aber hier hört unsere Arbeit nicht auf: Die Verwaltung digitaler Projekte erfordert von einer Agentur kreative Lösungen, um die Langfristigkeit eines Projektes nicht zu unterschätzen. Nach der Implementierung der Lösung müssen Schulungen und möglicherweise auch Workshops angeboten werden.

Wie finden Auftraggebende aus der Verwaltung zu euch?

René: Unsere Agentur hat sich einen Namen in der (Thüringer) Verwaltung gemacht. Mittlerweile haben wir viele Stammkund:innen, aber auch Auftraggebende, die über Empfehlungen auf uns zukommen. Ansonsten beteiligen wir uns regelmäßig an Ausschreibungen für Digitalprojekte der Verwaltung und freuen uns, wenn wir den Zuschlag bekommen. Wir merken, dass der Bedarf an innovativen Lösungen stetig wächst. Obwohl der Innovationswille auf Behördenseite oft noch klein ist, gibt es dennoch Personen, die Veränderungen befürworten und Neuerungen anregen wollen. Die digitale Transformation ist unser Kerngeschäft und wir sind bestrebt, Verwaltungen in die Zukunft des effektiveren Arbeitens zu begleiten.

Warum sind Kreative wie ihr obligatorisch für die “Verwaltung von morgen”?

Andreas: Kreative wie wir haben den Anspruch, die Motivation und die Expertise, um in der Verwaltung die besten Tools zu implementieren, damit sie mit anderen Behörden mithalten können. Wir setzen alles daran, das Optimum aus jedem Projekt herauszuholen. Wir haben erkannt, dass es noch viel Potenzial im Bereich der Verwaltung gibt. Die damit verbundenen Herausforderungen machen unsere Arbeit spannend. Für uns ist es wichtig, zu verstehen, wo die Schwierigkeiten liegen und wie wir diese optimal lösen können. Leider wird Kreativität häufig noch nicht angemessen honoriert. Es ist wichtig, den Wert und den Aufwand der Kreativwirtschaft zu erkennen und uns als wertvolle Partner:innen zu sehen, die frühzeitig in digitale Projekte eingebunden werden sollten.

„Es ist wichtig, den Wert und den Aufwand der Kreativwirtschaft zu erkennen und uns als wertvolle Partner:innen zu sehen, die frühzeitig in digitale Projekte eingebunden werden sollten“

Und welche Visionen habt ihr bezüglich SECONDRED?

René: Digitale Projekte sind unsere Leidenschaft und es gibt noch so viel Potenziale, die wir zusammen mit unseren Auftraggebenden und Partner:innen erkunden möchten. Unsere Mitarbeiter:innen fühlen sich hier wohl und wir freuen uns immer auf neue Talente, die unser Team bereichern. Das positive Feedback bestätigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind und motiviert uns, neue Herausforderungen anzugehen. 

THAK Tipp: #kreativgelöst Verwaltung – Die Impulse zum Anschauen

Behörden sind auch nur Kunden und das ist gut so. Warum SECONDRED als Agentur keinen Unterschied macht und was sie an der Zusammenarbeit mit Behörden schätzen, vermittelte Gründer Andreas Trommer im Impuls zu unserer digitalen #kreativgelöst-Veranstaltung zum Thema Verwaltung am 29. Mai. Aus jahrelanger Erfahrung in der Umsetzung von Projekten der digitalen Transformation im Behördenkosmos sprach er über die Learnings der Agentur und warum diese sich oft mit den Erfahrungen aus der freien Wirtschaft decken. Ihr möchtet den Impuls nochmal ansehen? Dann könnt ihr diesen auf unserem YouTube-Kanal nochmal ganz in Ruhe genießen. Hier findet ihr weitere spannende Impulse zum Thema Kreativwirtschaft und Verwaltung.

Kontakt

SECONDRED
Peterstraße 5
99084 Erfurt
Tel.: +49 361 22 79 846
Mail: post@secondred.de
www.secondred.de
Facebook: SECONDRED